Abwesenheitsnotiz: Diese Infos dürfen nicht fehlen!

By 21. Juli 2020 Aktuelles Thema, News

Ab in den wohlverdienten Urlaub, in das geplante 2-Tages-Seminar oder das verlängerte Wochenende über den Feiertag – es fehlt nur noch die Abwesenheitsnotiz, dann kann es losgehen! Doch was genau schreibt man in diese Notiz, wie viel Informationen brauchen KundInnen und KollegInnen, und ist eine Abwesenheitsnachricht überhaupt notwendig? Wann eine Abwesenheitsnotiz sinnvoll ist und welche Infos darin nicht fehlen dürfen, erfahren Sie hier!

Gut aufgehoben, auch in Ihrer Abwesenheit

Das ist das Gefühl, welches Sie Ihren KundInnen, PartnerInnen und KollegInnen vermitteln möchten, auch wenn diese ihre Anfragen nicht wie gewohnt und sofort stellen können. Daher reicht die simple Info, von wann bis wann Sie abwesend sind und dass E-Mails nicht weitergeleitet werden, nicht aus. Informieren Sie den Absender darüber, wer zwischenzeitlich weiterhelfen könnte, wie man diese Person erreichen kann und wann Sie Ihre E-Mails wieder lesen und beantworten.

Nicht jedes Detail Ihrer Abwesenheit muss kommuniziert werden

Zuallererst: Jede Person kommuniziert anders, Geschäftsbeziehungen sind verschieden und am Ende des Tages entscheiden Sie selbst, wem Sie wie welche Informationen über Ihre Abwesenheit zukommen lassen. Doch sollten Sie daran denken, dass auch Ihre Abwesenheitsnotiz zum Image des Unternehmens und der eigenen Position passen sollte. Ob Sie in Italien am Strand liegen, Ihren Hochzeitstag feiern oder sich doch auf einer Weiterbildung befinden, ist alleine Ihre Angelegenheit – behandeln Sie diese also auch in Ihrer Abwesenheitsnotiz angemessen und teilen Sie lediglich so viele Informationen, wie es Ihnen richtig erscheint.

Das darf in Ihrer Abwesenheitsnotiz jedoch nicht fehlen:

  • Das Datum Ihrer Rückkehr bzw. der Zeitraum Ihrer Abwesenheit
  • Die Info, ob Ihre E-Mails weitergeleitet werden oder nicht
  • Die Nennung einer alternativen Ansprechperson und deren Kontaktdaten
  • Die Info, ob das Anliegen nach der Rückkehr bearbeitet wird
  • Eine Grußformel mit Ihren Kontaktdaten

Denken Sie daran, wer Ihnen E-Mails schreibt

Je größer der Kreis der LeserInnen, desto allgemeiner sollte Ihre Abwesenheitsnotiz gehalten sein. Haben Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Möglichkeit, Abwesenheitsnotizen an verschiedene Adressaten zu schicken, wie beispielsweise an den internen Team-Verteiler? Sehr gut, nutzen Sie diese Funktion! Denn die Anrede „Liebe/r Absender/in“ ist zwar allgemein gültig, wirkt jedoch nicht sehr persönlich. Genauso wie die formelle Ansprache irritierend wirken kann, wenn sie an Personen geschickt wird, die Sie normalerweise persönlicher ansprechen.
Sind Sie geschäftlich auch mehrsprachig unterwegs? Vergessen Sie nicht auf das Übersetzen Ihrer Nachricht in die jeweilige Sprache, damit auch Ihre internationalen Kontakte informiert sind.

Darum sind Abwesenheitsnachrichten wichtig

Auch wer die Philosophie vertritt, dass man mit Abwesenheitsnotizen die Chance auf das ein oder andere Geschäft verpassen könnte, sollte sich ab und an eine Auszeit mit Out-of-Office-Nachricht gönnen. Denn es ist längst kein Geheimnis mehr, dass wir alle die Zeit für Erholung und zum Aufladen unserer Batterien brauchen – unabhängig von der Position und dem Unternehmen. Wer seine Kontakte sicher betreut weiß und nicht vom ständigen Druck des „regelmäßigen E-Mails-Checken“ geplagt ist, dem wird das auch vollständig gelingen, sodass man mit voller Energie in den Arbeitsalltag zurückkehren kann. Wir wünschen eine erholsame Abwesenheit, egal in welcher Form!

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