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Circle Meetings

Besprechungen effizient gestalten mit der „Circle-Meeting-Methode“

By Aktuelles Thema, Iventa

Stellen Sie sich ein Meeting vor, bei dem es keine Unterbrechungen gibt und keine Stimme der anwesenden Teilnehmer*innen dominiert… wenn man bedenkt, dass ein viel zu breiter Konsens darüber besteht, dass die meisten Besprechungen bestenfalls langweilig und schlimmstenfalls Zeitverschwendung sind, dürfte das gar nicht so schwer vorstellbar sein. Doch das muss nicht sein!

Sogenannte Circle-Meetings bieten uns eine Alternative und lehren uns, besser zuzuhören und verletzlicher zu sein. Diese Verletzlichkeit erfordert Offenheit, und darauf wiederum vertrauen Menschen. Wenn man bedenkt, dass gute Beziehungen auf Vertrauen beruhen, kann man also davon ausgehen, dass Circle-Meetings nicht nur dabei unterstützen, Besprechungen effektiver zu gestalten, sondern auch dabei, Vertrauen aufzubauen! Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung eines Circle-Meetings:

1. Welchen Zweck hat dieses Meeting?

Legen Sie den Zweck des Treffens fest, bevor Sie sich versammeln. Das kann ein Diskussionsthema, ein Ziel oder eine bestimmte Frage sein, die beantwortet werden muss.

2. Was sind die Grundregeln?

Wenn es die Zeit zulässt, sollten Sie sich bei Ihrem ersten Treffen auf Grundregeln einigen. Wenn die Zeit knapp ist, können Sie folgende Regeln aufstellen: Seien Sie respektvoll; seien Sie ehrlich; seien Sie mitfühlend; seien Sie einfühlsam; ermutigen Sie zu Verletzlichkeit; wenn Sie dazu neigen, viel zu reden, achten Sie darauf (!); kein Augenrollen oder Ähnliches; achten Sie auf Ihre Körpersprache; wir schimpfen nicht; … denken Sie daran, wie viel Zeit Sie eingeplant haben. Sie können mit diesen Regeln beginnen und sie bei Bedarf im Laufe der Zeit ausbauen.

3. Wer moderiert?

Suchen Sie eine*n Freiwillige*n, die*der als „Moderator*in“ fungiert und dafür sorgt, dass die Grundregeln eingehalten werden und sich alle bestärkt darin fühlen, ihre Meinung und Gedanken zu teilen. Damit stellen sie sicher, dass beim ersten Mal nichts vergessen wird und alle aktiv an der Besprechung teilnehmen.

4. Die wichtigste Regel von allen!

Es gibt eigentlich nur eine Regel, die nicht gebrochen werden darf: Es darf immer nur eine Person sprechen. Wenn das Meeting online stattfindet, sollten Sie am besten stumm geschaltet sein, wenn Sie nicht sprechen.

5. Wer darf anfangen?

Beginnen Sie in alphabetischer Reihenfolge nach Namen, wenn Sie sich online treffen, und im Uhrzeigersinn im Kreis, wenn Sie in Präsenz zusammen sind. Wenn Sie mit dem Sprechen fertig sind oder sich entschließen, das Wort abzugeben, fragen Sie die nächste Person: „Was denken Sie?“.

6. „Weitergeben“, „Pause“ oder „Mitmachen“

Wenn Sie an der Reihe sind, können Sie weitergeben, wenn Sie noch nichts zu sagen haben oder erst einmal zuhören möchten. Sie können eine Pause einlegen, um nachzudenken, bevor Sie sprechen oder weitergehen. Oder Sie können sich beteiligen, indem Sie Ihre Meinung zu dem Thema äußern.

7. Zum Ende kommen

Die Diskussion ist beendet, wenn die gesamte Gruppe das Wort abgibt. Das bedeutet, dass niemand mehr etwas zu der Diskussion beitragen kann. Oder sie endet, wenn Ihnen die Zeit ausgeht … Sie werden erstaunt darüber sein, wie oft diese beiden Punkte übereinstimmen.

Lassen Sie sich darauf ein!

Probieren Sie es aus und lassen Sie sich davon überraschen, welche tollen Ideen und Beiträge von Teilnehmer*innen hervorkommen, deren leisere Stimmen in der üblichen Meeting-Dynamik häufig nicht gehört werden. Wir sind überzeugt davon, dass die Methode Teams dabei unterstützt, komplexe Themen angemessen zu bearbeiten, zu guten Lösungen zu kommen und dabei zu einer Gemeinschaft zusammenzuwachsen.

Geben Sie uns gerne Bescheid, wie es für Sie geklappt hat – wir sind gespannt auf Ihr Feedback!

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