Checkliste für den idealen Einarbeitungsplan

By | Aktuelles Thema, IT-Recruiting

Anknüpfend an unseren letzten Artikel „Digitales Onboarding leicht gemacht!“, in dem wir von Iventa IT-Recruiting  über ein erfolgreiches virtuelles Onboarding berichteten und dabei auf die Wichtigkeit der genauen und strukturierten Vorbereitung eingingen, möchten wir heute vertiefend auf den Teil des Einarbeitungsplans eingehen.

Denn der Einarbeitungsplan spielt für neue MitarbeiterInnen eine besonders wichtige Rolle, da er wesentliche Informationen über das neue Unternehmen und dessen Strukturen weitergibt. Daher sollte dieser auch schon vor dem 1. Arbeitstag übermittelt werden für mehr Sicherheit und Orientierung in den nächsten Wochen.

Hier geht's zur Checkliste >>

Der Einarbeitungsplan ist ein essenzielles Tool im Onboarding-Prozess und sollte auch auf den virtuellen Aspekt angepasst werden. Mit einem gut durchdachten und strukturierten Einarbeitungsplan kann die Vorfreude auf den 1. Arbeitstag im neuen Unternehmen verstärkt und die eventuell anfänglich bestehende Nervosität und Unsicherheit verringert werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Onboarding Ihrer neuen Teammitglieder und bleiben gerne  Ihr Ansprechpartner für eine internationale Suche nach den passenden IT-Fachkräften für Ihr Unternehmen!

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Digitales Onboarding leicht gemacht!

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Die Situation im Home Office und im Remote-Work-Modus bringt ganz neue Herausforderungen mit sich, vor allem für neue MitarbeiterInnen und den gesamten Onboardingprozess. Doch bei Iventa IT-Recruiting sind wir der festen Überzeugung, dass auch ein digitales Onboarding erfolgreich gemeistert werden kann! Denn auch wir durften vor Kurzem ein neues Teammitglied bei uns begrüßen und virtuell „onboarden“ – unsere Erfahrungen und Eindrücke zu diesem Thema teilen wir gerne, um auch Ihnen das virtuelle Onboarding zu erleichtern.

So begrüßen Sie Ihr neues Teammitglied virtuell

Die Grundvoraussetzung für ein gelungenes, digitales Onboarding ist die benötigte Hard- und Software. Es sollte im Vorfeld sichergestellt werden, dass das neue Team-Mitglied schon am ersten Arbeitstag mit dem Notwendigsten versorgt ist und alle Systemzugänge vorbereitet sind. So kann der Neuankömmling reibungslos an allen virtuellen Vorgängen teilhaben und sich gleich gut einarbeiten. Natürlich kann es dennoch zu technischen Zwischenfällen kommen – daher sollte vorab definiert werden, an wen sich das neue Teammitglied wenden kann, sollte das passieren. Idealerweise gibt es eine/n MitarbeiterIn aus der internen IT-Abteilung, welche/r der Person zur Seite steht. Durch gemeinsame Videocalls bzw. Online-Meetings kann die/der NeustarterIn abgeholt werden und jegliche IT-Fragen, wie etwa zur E-Mail-Signatur, können gemeinsam geklärt werden.

Tipp: Stellen Sie dem neuen Teammitglied doch ein persönliches Willkommens-Goodie-Bag zusammen! Darin könnte unter anderem die benötigte Hardware gleich enthalten sein, ebenso ein Willkommensschreiben des Teams und die Kontaktdaten der jeweiligen AnsprechpartnerInnen. So weiß der Neuling direkt Bescheid, an wen er/sie sich im Notfall wenden kann.

Die 3 Phasen des Onboardings

Sie sehen also bereits bei den technischen Voraussetzungen – die genaue und strukturierte Vorbereitung ist besonders im virtuellen Onboardingprozess wichtig. Damit zu keinem Zeitpunkt etwas Essenzielles für das neue Team-Mitglied vergessen wird, gliedern wir den allgemeinen Onboardingprozess in 3 Phasen:

  1. Phase: Das Pre-Onboarding (ab Vertragsunterschrift bis zum 1. Arbeitstag)
  2. Phase: Die Orientierungsphase (1. Arbeitstag inkl. 1. Monat)
  3. Phase: Die Integrationsphase (nach 1. Monat)

Das Pre-Onboarding

Die Zeit nach der Vertragsunterzeichnung ist eine sehr wichtige Phase. Der/die KandidatIn hat den Bewerbungsprozess erfolgreich bestanden und ist sich nun bewusst, dass er/sie in Kürze im Unternehmen starten wird. In dieser Phase sollte dem zukünftigen Teammitglied bereits Unterstützung und frühzeitiger Zusammenhalt und Teamfähigkeit vermittelt werden. Beispielsweise durch eine Einladung zu einem virtuellen After-Work-Treffen mit dem zukünftigen Team oder zu gemeinsamen Online-Besprechungen. In dieser Phase ist es besonders wichtig, den regelmäßigen Kontakt zu wahren, denn die Unsicherheit ist gerade zu Beginn noch groß und verlangt somit Unterstützung.

Tipp: Übermitteln Sie Ihrem zukünftigen Teammitglied schon vor dem 1. Arbeitstag einen Einarbeitungsplan mit den wesentlichen Informationen. Dies vermittelt Sicherheit und gibt für die nächsten Wochen Orientierung. Hierfür eignet sich auch eine Videobotschaft, in welcher Sie den Ablauf persönlich vorstellen. Besprechen Sie im Team, wie das Onboarding gestaltet wird und welches Teammitglied für welche Einschulungsthemen wann verantwortlich ist! Vielleicht legen Sie einen Buddy oder Mentor für das neue Teammitglied fest oder übergeben jeder/jedem Kollegin/Kollegen für bestimmte Aufgabenfelder die Verantwortung. Der Einarbeitungsplan ist ein essenzielles Tool im Onboardingprozess und sollte auch auf den virtuellen Aspekt angepasst werden.

Die Orientierungsphase

Diese Phase startet mit dem 1. Arbeitstag, welcher oft entscheidend für den/die neuen/neue Mitarbeiter/Mitarbeiterin ist. Wie bereits erwähnt ist ein gelungener digitaler Start ins neue Unternehmen wichtig, sowie eine gute Einführung. Das Kennenlernen des Teams erfolgt virtuell, es werden die Verantwortlichen für die verschiedenen Aufgabengebiete vorgestellt und der Ablauf der generellen Kommunikation im Team. Nach und nach sollte das neue Teammitglied eingearbeitet werden und im Laufe der Zeit das erste kleine Projekt übernehmen. Wesentlich ist in dieser Phase auch, das soziale Miteinander zu stärken.

Tipp: Für die zwischenmenschliche Stärkung und die Förderung eines geregelten Arbeitstages können jeden Morgen kurze, gemeinsame Jours fixes online abgehalten werden, die auch mit einer Art Teambreakfast verbunden werden können. Auch digitale Feierabendrunden eignen sich dafür, das Klima zu lockern und Raum für private Kommunikation zu schaffen!

Die Integrationsphase

Diese Phase beginnt nach Ablauf des 1. Monats: Das neue Teammitglied wird verstärkt in die einzelnen Aufgaben eingearbeitet. Da besonders die ersten zwei Monate in der neuen Arbeit kritisch sind, aufgrund der Vielzahl an neuen Aufgaben, KollegInnen und Strukturen, ist es besonders wichtig, dass regelmäßiges Feedback von beiden Seiten gegeben wird – entweder Face-to-Face oder eben über eine Onlineplattform, wie beispielsweise Microsoft Teams. Ein fixierter Gesprächsplan hilft bei der Einhaltung der Feedback-Termine und zeugt von Wertschätzung dem neuen Team-Mitglied gegenüber!

Ein gut aufgestellter, virtueller Onboardingprozess stützt sich bei Iventa IT-Recruiting auf die Erfüllung von 3 grundsätzlichen Faktoren: Orientierung schaffen, Sicherheit geben und Wertschätzung aussprechen. Diese Aspekte legen den Grundstein für eine dauerhafte Mitarbeiterbindung und steigern gleichzeitig die Motivation. Außerdem helfen Sie so Ihrem neuen Teammitglied gleich von Anfang an dabei, dass es sich gut einleben kann und sich vom ersten Tag an im neuen Unternehmen wohlfühlt!


Iventa IT-Recruiting ist spezialisiert auf die internationale Suche von IT-Kräften für Unternehmen, sollten Sie jedoch Unterstützung bei Ihrem virtuellen Onboardingprozess benötigen, können Sie sich gerne bei Iventa EntwicklungHoch3 melden!

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Have you already RAMPED-UP your virtual team?

By | Aktuelles Thema, IT-Recruiting

Virtuelle Teams sind spätestens seit der aktuellen Krise in den Unternehmen angekommen. Diese sind auf die neue Art der Teams angewiesen, um ihre interne und externe Kommunikation, trotz Ausgangsbeschränkungen, aufrecht zu erhalten. MitarbeiterInnen, die zuvor tagtäglich ihr Büro besuchten und face-to-face miteinander kommunizierten, arbeiten aktuell mit Informations- und Kommunikationstechnologien an den verschiedensten Orten und stehen durch Tools wie z. B. Skype, Slack oder MS Teams im täglichen Austausch. Der persönliche Kontakt im Arbeitsalltag wird somit auf eine virtuelle Ebene verlagert.

Wie bleiben Ihre MitarbeiterInnen als virtual Teams erfolgreich?

Hier richtet sich der Blick auf die IT-Branche: Viele IT-Teams sind es gewohnt in virtuellen Teams zu arbeiten, da die Spezialistinnen und Spezialisten oftmals von unterschiedlichsten Standorten aus der ganzen Welt miteinander kommunizieren müssen. Eine Methode der High-Performing Virtual Teams ist das „RAMP-Modell“. Iventa IT-Recruiting hat dieses Modell genauer unter die Lupe genommen um auch Ihnen den Weg zu einem High-Performing Virtual Team zu erleichtern.

Der Begriff RAMP ist ein Akronym und setzt sich aus den folgenden Worten zusammen: Relationship (Beziehung),  Accountability (Verantwortlichkeit), Motivation, Process (Prozess) und Purpose (Zweck). Das Model, welches von Richard Lepsinger und Darleen DeRosa entwickelt wurde, verfolgt das Ziel, ein virtuelles Team dabei zu unterstützen eine Steigerung der Qualität, der Leistung, der Intensität, dem Output etc. herbeizuführen und somit ein High-Performing Virtual Team zu erschaffen. Auf dem Weg dahin sollte daher folgendes beachtet werden:

RAMP Komponente 1: Beziehung

Es ist keine neue Erkenntnis, dass Teams, die sich ausschließlich auf die Ausführung ihrer Arbeit konzentrieren, ohne sich um die zwischenmenschlichen Beziehungen zu kümmern, nicht so effektiv sind wie jene die diese Komponente miteinbeziehen. Da virtuelle Teammitglieder über virtuelle Tools zusammenkommen und nicht face-to-face miteinander arbeiten, müssen sie, um erfolgreich zu sein, andere Wege finden, um qualitativ hochwertige Beziehungen aufzubauen. Um dies zu fördern gibt es drei Facetten effektiver virtueller Beziehungen: Kommunikation, Vertrauen und effektive Problemlösung.

Tipps für eine gute Vertrauensbasis
  • Gelegenheiten/Tools zur informellen Interaktion bieten
  • Gemeinsamkeiten im Team erforschen
  • Bindung im Team stärken
  • Kontext bereitstellen
Tipps für eine gute Kommunikationsbasis
  • Zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen
  • Tägliche Stand-ups
  • Telefon- /Videokonferenzen und Web-Sharing
  • Tägliche Zusammenfassungen
Tipps für eine effektive Problemlösung
  • Probleme sollten offen und konstruktiv angesprochen werden.
  • Es sollte sichergestellt werden, dass auf Themen bzw. Probleme nicht zu schnell reagiert wird, wenn beispielsweise Emotionalität, Müdigkeit oder Ärger im Vordergrund steht.
  • Sorgfältige Auswahl der geeigneten Kommunikationswege, wenn Probleme oder Konflikte herrschen. Beispielsweise können Themen in einem E-Mail leicht aus dem Kontext gerissen werden. Bei sensiblen Themen sollte daher eher zum Telefon gegriffen werden.
  • Es ist wichtig zu verstehen, dass zwischen den Teammitgliedern kulturelle Unterschiede (nationale, geografische, geschlechtsspezifische, alters- und funktionsbezogene) herrschen können. Daher kann ein gegenseitiges Lernen über die unterschiedlichen Kulturen (Sprache, Ansichten etc.) dabei helfen die Kommunikation und somit die Problemlösung zu verbessern.

RAMP Komponente 2: Verantwortlichkeit

In einem virtuellen Team ist die Abhängigkeit voneinander, um ein Ziel erfolgreich erreichen zu können, deutlich höher als in einem physisch zusammengesetzten Team. Aus diesem Grund sollte sich ein virtuelles Team auf einige wenige, kritische Punkte, welche sich gegenseitig unterstützen, konzentrierten. Die Abwicklung von zahlreichen unterschiedlichen Maßnahmen sollte daher vermieden werden.

Tipps zur Verbesserung der Verantwortlichkeit
  • Wichtig ist, dass die Rolle eines jeden Teammitglieds klar definiert und von jedem verstanden wird. Gleichzeitig soll die Entscheidungsmacht eines jeden Teammitglieds offengelegt werden.
  • Erfolg kann gesichert werden, indem Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdatum eines Projekts untereinander vereinbart und fixiert werden.
  • Wenn die Erwartungen bzw. Anforderungen nicht klar sind, ist es wichtig erneut darauf einzugehen und diese klarzustellen.
  • Entwicklung eines Aktionsplans, der dazu dient die wichtigsten Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten aufzuzeigen. Somit werden die Fortschritte im Team überwacht und sind für jedes Teammitglied sichtbar.

RAMP Komponente 3: Motivation 

Motivation ist der Schlüssel zum Erfolg – umso wichtiger ist es, die Motivation im Team zu stärken. In einem virtuellen Team ist dies jedoch nicht immer einfach, da die direkte Zusammenarbeit nicht gegeben ist. Doch auch hier gibt es Möglichkeiten, die Motivation voranzutreiben.

Tipps zur Steigerung der Motivation
  • Schaffung einer Gruppenidentität, indem ein Teamname, ein Slogan, ein Logo oder andere Insignien entwickelt werden. Team-Branding kann eine großartige Möglichkeit sein, eine starke Gruppenidentifikation und sogar Teamstolz aufzubauen.
  • Zu Beginn oder zum Ende eines Team-Calls, Erfolge und Leistungen des Teams und der einzelnen Personen hervorheben.
  • In Erfahrung bringen, was jedes Teammitglied motiviert (Zugehörigkeit, Leistung, Unabhängigkeit, Sicherheit, Macht usw.). Auf jenen Faktoren sollte die individuelle Arbeitsleistung aufbauen.
  • Gemeinsam Aufgaben bewältigen: Durch die effektive Zusammenarbeit und die schnelle Reaktion auf Probleme bleibt die Motivation hoch.

RAMP Komponente 4: Prozess und Zweck

Zu guter Letzt folgt die Komponente, die oft unterschätzt wird, jedoch wesentlich zum Erfolg beiträgt. Die erfolgreichsten virtuellen Teams legen von Anfang an klare Ziele, Rollen und Prozesse fest. Wichtig dabei ist, sich genügend Zeit zu nehmen, um so seinen individuellen, ausgearbeiteten Plan verfolgen zu können.

Tipps für eine erfolgreich Zielsetzung
  • Entwicklung von Richtlinien zur Strukturierung der Kommunikation und Koordination
  • Klärung der Frage, wer für was verantwortlich ist
  • Ermittlung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder
  • Ziele und Maßnahmen, die zur Erreichung der Ziele führen, festlegen.
  • Sicherstellen, dass das Team über angemessene Ressourcen verfügt, um seine Ziele erfolgreich erreichen zu können.

 

Arbeiten in virtuellen Teams ist eine ganz neue Herausforderung, welche vor allem Disziplin und Motivation von MitarbeiterInnen verlangt. Viele Arbeitsschritte müssen neu erlernt und verinnerlicht werden. Das RAMP-Modell kann hierbei eine gute Hilfestellung sein und mit viel Engagement sogar zu einem High-Performing Virtual Team führen. Wir von Iventa IT-Recruiting kümmern uns um die erfolgreiche Rekrutierung von IT-Fachkräften, die in Ihr Unternehmen und zu Ihrem IT-Team passen. Mehr über unsere Vorgehensweise erfahren Sie hier.

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Nicht in jedem Unternehmen war das Arbeiten aus dem Home Office bis jetzt ein Thema, nicht jede/r ArbeitnehmerIn hat damit Erfahrung. Immer mehr Menschen arbeiten jedoch von zu Hause aus – sei es aus Sicherheitsgründen, Jobmobilität oder Familienangelegenheiten. Dort wartet allerdings der ein oder andere Störfaktor, welcher der Produktivität im Wege stehen könnte. Unsere Recruiting & Research Specialists aus der Iventa Personalberatung und dem IT-Recruiting haben 5 Tipps für Sie, mit denen die Arbeit aus dem Home Office funktioniert!

Home Office

1) Evaluieren Sie Ihre Ausstattung
Bevor Sie Ihren Arbeitsplatz nach Hause verlegen – haben Sie einen gesicherten Zugriff auf Firmendaten und alle notwendigen Passwörter und Dateien mit im Gepäck? Zur Grundausstattung für das Arbeiten aus dem Home Office gehören auf jeden Fall ein Laptop, Smartphone, Headset und Webcam. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Arbeitsgeräte einsatzfähig sind. Denn während im Büro eine IT-Abteilung dafür sorgt, dass Ihr technisches Equipment einwandfrei funktioniert, sind Sie zu Hause häufig selbst dafür verantwortlich.

2) Definieren Sie Ihren persönlichen Arbeitsplatz
Das Bett oder die Couch punktet zwar mit Bequemlichkeit, fördert jedoch selten ein seriöses und produktives Arbeiten. Mit einem für Sie idealen Arbeitsplatz ohne Ablenkungen sorgen Sie für eine gute und ruhige Arbeitsatmosphäre. Suchen Sie sich dafür einen ungestörten Raum, wo Sie gegebenenfalls auch signalisieren können, dass hier gerade gearbeitet wird.

„Besonders wichtig war es für mich, dass ich mir im Home Office einen Platz bzw. einen Ort schaffe an dem ich auch konzentriert und ungestört arbeiten kann. Für mein persönliches Home Office habe ich mir mein kleines „Büro“ direkt neben meinem Fester, welches tagtäglich von der Morgensonnen durchströmt wird, eingerichtet. Mein Arbeitsbeginn im Home Office startet mit dem Öffnen meines Fensterns und dem Einatmen der frischen Morgenluft. Begleitet vom Vogelgezwitscher in dieser Jahreszeit, starte ich voller Energie und Motivation in den Tag.“ – Linda Rittler, IT-Recruiting & Research Specialist 

3) Schaffen Sie eine Arbeitsroutine
Damit die feine Linie zwischen Arbeits- und Privatleben zu Hause nicht verwischt, sollten Sie sich konkrete Arbeitszeiten, Pausen und Ziele setzen. So kommen Sie auch im Home Office strukturiert mit Ihren To-dos voran und erkennen außerdem, wann Sie Überstunden machen. Für eine motivierte Arbeitseinstellung am frühen Morgen kann es zusätzlich helfen, die gleiche Morgenroutine wie an üblichen Arbeitstagen im Büro an den Tag zu legen. Wenn Sie sich auch für zu Hause wie gewohnt duschen, herrichten und arbeitstauglich anziehen, starten Sie motiviert und produktiv in den Arbeitsalltag.

„Ein geregelter Ablauf ist mir sehr wichtig. Mir hilft es, wenn ich mich in der Früh wie gewohnt anziehe und herrichte – man weiß nie, ob man nicht kurzfristig einen Video Call wahrnehmen muss.“ – Katharina Moser, Recruiting und Research Specialist

4) Reagieren Sie in angemessener Zeit auf Anfragen
Im Home Office müssen Sie nicht rund um die Uhr verfügbar sein. Trotzdem ist eine klare Vereinbarung, wann Sie verfügbar sind und wann nicht, sinnvoll für die Kommunikation mit Ihren Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden. Tragen Sie beispielsweise Ihre Verfügbarkeits- und Nicht-Verfügbarkeitszeiten im Kalender ein, dann ist es für alle Beteiligten gut ersichtlich und fördert zusätzlich auch Ihre Routine.

5) Bleiben Sie im engen Kontakt mit Ihren Kolleginnen und Kollegen
Dass Sie mit Ihrer Führungskraft im regelmäßigen und engen Austausch stehen sollten, ist selbsterklärend. Bemühen Sie sich jedoch auch um eine aktive Kommunikation zu Ihrem Kollegium, um den Informationsaustausch zu fördert. Nehmen Sie beispielsweise an Meetings per Skype oder ähnlichen Programmen teil, benutzen Sie öfter mal Ihr Telefon, um Unklarheiten auszuräumen, und erkundigen Sie sich aktiv bei Kolleginnen und Kollegen nach Neuigkeiten. Denn auch der Austausch mit anderen ist für gutes Arbeiten essenziell, hält Ihre Beziehung zu Kolleginnen und Kollegen aufrecht und wirkt einem Gefühl der Isolation entgegen.

„Für mich persönlich ist ein regelmäßiger Austausch mit meinen Teamkolleginnen wichtig. Musik zwischendurch hilft mir für die gute Laune. Die Pausen und das schöne Wetter nutze ich, um bei einer kleinen Laufrunde wieder Energien zu tanken.“ – Johanna Uhl, Recruiting & Research Specialist 

Arbeiten von zu Hause aus ist ein ganz neues Arbeiten, was eine gewisse Disziplin und Motivation von MitarbeiterInnen abverlangt. In der modernen Arbeitswelt ist das Verlegen des eigenen Arbeitsplatzes in die eigenen vier Wände jedoch keine Seltenheit mehr. Wir glauben, mit klarer Kommunikation und etwas Routine schafft jede/r MitarbeiterIn einen gelungenen Umstieg in den produktiven Arbeitsalltag aus dem Home Office.

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5 tips for managing (IT) employees

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IT specialists are hard to find, this is not going to change for the better in 2020. But if you manage to find the right employees, the far more important question is how can you make them feel good about their job and how do you keep them satisfied in the future.

Based on our experience with customers and candidates, who of course tell us why they are looking for a new job, here are 5 pieces of advice to remember if you want to keep your IT staff in the long run:

  1. Be flexible and let them take up their projects
    Flexible working hours and the possibility to work from home, or partially remote, are very important to IT specialists. Also, another thing that is considered to be vital is being able to work on additional projects at work, besides business as usual.
  2. Provide the latest technology
    One of the most important reasons IT professionals decide to work for a company is the used tech stack. Nothing is more important to an IT person than to work with the latest frameworks, state of the art libraries or the latest version of a programming language.
  3. Talk to your team and listen to their concerns
    This tip is not necessarily applicable to just IT professionals – all employees want to be heard and to be cared about. Depending on team size, this task falls to the Line Manager or the direct Team Lead. Size-wise, the optimal team composition to ensure that you really get to know your employees is the “Two Pizza Rule”, which was established by Jeff Bezos and says that your team shouldn’t be larger than the number of people that can be fed by two family-sized pizzas (approx. 15–20).
  4. Transparency
    Another rule that can also be applied to non-IT teams is as follows: When it comes to keeping your employees updated, you should always communicate as much as possible. Nobody wants to feel like they are left in the dark –this only opens up room for speculations and rumours.
  5. A fair remuneration
    Last but not least, while, to a lot of IT professionals the salary is not the most important factor, it is still relevant. So a logical progression in an employees salary should be noticeable, especially if the employee goes the extra mile and brings valuable assets to the company.

The Iventa IT-Recruiting team is focused on looking for the best qualified IT talents. With their excellent market knowledge of the Central European area, they help their customers find unique and experienced IT professionals nationally and internationally. Often this is a complex process, which requires time – since they aim to find the right people for a successful employee-employer-relationship for the long term. Find out more about their recruiting process here.

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Künstliche Intelligenz im Recruiting – wo bleibt hier der Faktor Mensch?

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Ein Leben ohne Technologie ist heute nicht mehr vorstellbar. Unser privates Umfeld, unser Arbeitsplatz, unsere Freizeit, selbst unser Liebesleben ist von verschiedensten technischen Tools geprägt. Sie kontrollieren alles und sind gleichzeitig ein wichtiger und unverzichtbarer Teil unseres Lebens geworden. Diesen Gegebenheiten können sich Unternehmen nicht mehr entziehen. Besonders die Analyse von Nutzer-Daten ist von unschätzbarem Wert und bringt viele Vorteile mit sich. Prozesse können beschleunigt, transformiert und verbessert werden. Dies ist auch notwendig, denn Branchen verändern sich rasend schnell!

Umwelten sind im ständigen Wandel und neue Berufe, die es vor 10 Jahren noch nicht gab, sind heutzutage essenzielle Schlüsselpositionen, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden können. Dementsprechend nehmen IT-Positionen eine immer größere Rolle im heutigen Konkurrenzkampf ein. Es gibt fast kein Geschäftsfeld mehr, welches der Expertise von IT-lern den Rücken zuwenden kann – denn ein Unternehmen kann nur dann überleben, wenn es sich an seine heutzutage von dem technologischen Faktor maßgeblich geprägte Umwelt anpasst.

Wir bei Iventa IT-Recruiting haben uns genau auf diese Positionen spezialisiert. Wir suchen und finden IT-Spezialistinnen und -Spezialisten, die es den Unternehmen unserer Kundinnen und Kunden ermöglichen, sich an die permanenten, technologischen Veränderungen anzupassen und den langfristigen Erfolg zu sichern. Doch der ständige Wandel wirkt sich auch auf unsere tägliche Arbeit im IT-Recruiting aus – der Begriff der „Künstlichen Intelligenz“ rückt immer näher. Denn Teile unserer Arbeit bestehen aus sich wiederholenden Aufgaben, während viel Zeit und Energie in die Suche und Analyse von BewerberInnen-Profilen fließt. Hier hakt die künstliche Intelligenz (KI; Englisch: Artificial Intelligence, AI) folgendermaßen ein:

  • Automatisierung von Stellenausschreibungen: Grundlage bilden hier Daten aus vergangenen Stellenanzeigen, die für die jeweilige Position relevant sind. Das KI-System kann auf Basis der ihr bekannten Daten eine Stellenausschreibung verfassen.
  • Active Sourcing: Ein Chatbot formuliert automatisiert die richtige Ansprache, um das Interesse bei BewerberInnen zu wecken. Dieser Text ist individuell, geht auf die potenziellen BewerberInnen ein und daher kein standardisierter Text.
  • Auslese der Lebensläufe: Dies geschieht mithilfe von Algorithmen, die auf künstlicher Intelligenz basieren. Dies erspart enorm viel Zeit beim Vorselektieren. Die Recruiterin bzw. der Recruiter erhält eine kurze Liste mit passenden Kandidatinnen und Kandidaten, die ihr bzw. ihm die KI für ein persönliches Kennenlernen vorschlägt

Auch unsere PartnerInnen bedienen sich bereits solcher Technologien, wie beispielsweise die Verwendung von auf Videointerviews basierenden Tools, um den Auswahlprozess mit einer zusätzlichen Komponente unterstützen zu können. Diese Technologie kann sogar die technischen Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale der BewerberInnen bewerten. Dem Feedback der InteressentInnen zufolge fühlen sie sich in einem Interview dieser Art jedoch nicht besonders wohl, da der/die BewerberIn hauptsächlich Informationen über sich selbst preisgibt, aber im Gegenzug nur wenig über die Position oder das jeweilige Unternehmen erfährt. Das Gespräch verläuft somit einseitig und birgt das Risiko einer negativen Candidate Experience, die für den/die BewerberIn unzufriedenstellend ist und das Image des Unternehmens in ein schlechtes Licht rücken könnte.

Wir sind der Meinung, dass eine KI in manchen Bereichen unterstützend wirkt und zu mehr Effizienz führen kann. Wie beispielsweise wenn es darum geht, KandidatInnen anhand der vom/von der potenziellen ArbeitgeberIn festgelegten Kriterien und der verfügbaren Daten „kalt“ zu sortieren. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass die KI alle Kompetenzen des/der Recruiters/Recruiterin vollständig ersetzen kann und wird. Denn der Faktor Mensch ist bei der Auswahl von KandidatInnen von entscheidender Bedeutung.

Für uns, als leidenschaftliche RecruiterInnen, ist es besonders wichtig, unsere Klientinnen und Klienten persönlich zu treffen und vor jeder Kundenpräsentation ein individuelles Gespräch mit der jeweiligen Person zu führen. In diesem Gespräch geben wir umfassende Informationen über das potenzielle Unternehmen und die jeweilige Position weiter und erhalten einen tiefen Einblick davon, nach was der/die BewerberIn sucht, die Karrierepläne, Motivatoren und Ziele. Die menschliche Note wird auch in Zukunft ein essenzieller Bestandteil des Rekrutierungsprozesses sein. Die KI kann eher als fortschrittliche, arbeitssparende Hilfe betrachtet werden, als ein zukünftiger Ersatz aller menschlichen RecruiterInnen.


 

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Anfang November fand die International Hacking & Information Security Conference in Bukarest, Rumänien statt und wir waren dabei. Denn das war eine perfekte Gelegenheit für unser Iventa IT-Recruiting-Team, junge und talentierte IT-Fachkräfte anzusprechen und sie für unsere österreichischen Kundinnen und Kunden zu gewinnen. Wie es unserem IT-Recruiting Consultant und unseren zwei Iventa-Partnerinnen aus Rumänien dabei ergangen ist, erfahren Sie in einem kurzen Nachbericht.

Photocredits: DefCamp official photographs

Über die DefCamp-Konferenz:

Die DefCamp ist die wichtigste Konferenz zum Thema Hacking & Information Security in Zentral-Ost-Europa. Jährlich finden sich die weltweit führenden Cyber-Security-SpezialistInnen zusammen, um sich über den neuesten Wissensstand und Forschungen zum Thema auszutauschen. Dabei kommen über 2.000 EntscheidungsträgerInnen, SicherheitsspezialistInnen, UnternehmerInnen und EntwicklerInnen aus den akademischen, privaten und öffentlichen Sektoren unter demselben Dach in Bukarest zusammen, um u. a. folgende Themen aufzugreifen: Infrastructure (in) Security, GDPR, Cyber Warfare , Ransomware, Malware, Social Engineering, offensive & defensive Security Measurements etc. Doch einer der attraktivsten Bestandteile der Messe ist das „Hacking Village“, ein speziell für Hacker designter Spielplatz, in dem sie ihre Hacking-Skills auf der DefCamp-Konferenz unter Beweis stellen können.

ZDF

Mit dem Flugzeug ging es für unseren IT-Recruiting Consultant Iasmina Pop von Wien nach Bukarest, um dort gemeinsam mit unseren zwei rumänischen Iventa-Partnerinnen Alina Fusea und Adriana Paraschivescu an der DefCamp-Konferenz 2019 teilzunehmen. In den kommenden zwei Konferenz-Tagen galt es nicht nur einen möglichst präsenten und nachhaltigen Eindruck bei potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten zu hinterlassen und viele wertvolle Kontakte zu knüpfen, sondern auch potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten nützliche Informationen bezüglich des österreichischen Arbeitsmarkts zu vermitteln. Denn nur so können InteressentInnen aus dem Ausland auch eine wohlüberlegte Entscheidung darüber treffen, für ihren neuen Arbeitsplatz nach Österreich zu ziehen. Besonders interessant war es für unsere BesucherInnen zu erfahren, wie der Arbeitsmarkt aussieht, welche Entwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen und dass Iventa IT-Recruiting hauptsächlich mit Unternehmen zusammenarbeitet, die Englisch als Unternehmenssprache haben.

Die DefCamp-Konferenz 2019 wurde sowohl von SchülerInnen und IT-Studentinnen und -Studenten, als auch von Developers und Security Engineers besucht. Die Neugier und das Interesse an diesem Event hat BesucherInnen aus aller Welt angezogen: Rumänien, Deutschland, Ungarn, Korea, China, Russland, Frankreich, UK, USA, Ukraine u. v. m.

„Wir waren froh, dass wir mit Neugierde und positiver Energie von den Stand-BesucherInnen empfangen wurden und uns mit so vielen interessanten Personen austauschen konnten. Ihre Geschichten und Rückmeldungen waren für uns sehr wertvoll.“ – Iasmina Pop, Iventa IT-Recruiting Consultant

Nach zwei Tagen mit aufschlussreichen Vorträgen, spannenden Wettbewerben im „Hacking Village“ und vielen anregenden Gesprächen konnten einige ehrgeizige IT-Talente kontaktiert werden, die bereits in naher Zukunft eine IT-Position in einem unserer österreichischen Unternehmen antreten werden.


 

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Um den schnell wechselnden Anforderungen unserer heutigen komplexen Geschäftswelt entsprechen zu können, bedarf es einer gewissen Flexibilität. Da kundenzentriertes Arbeiten bei Iventa im Mittelpunkt steht, organisieren wir unsere Teams nach agilen Methoden. Am Beispiel unseres jüngsten Geschäftsbereichs IT-Recruiting zeigen wir Ihnen, wie wir diese Arbeitsform in unseren Berufsalltag integriert haben!

Erfolgreiche Umsetzung – wie funktioniert das?

Als erster Schritt müssen die entsprechenden Rahmenbedingungen geschaffen werden, um agiles Arbeiten im Team zu ermöglichen. Hierzu zählen, neben einer flachen Hierarchie im Team, Transparenz und einer offenen Unternehmenskultur, Werte wie z. B. Selbstorganisation, Offenheit für Neues, Mut zu Feedback und Commitment. Des Weiteren sind eine gut durchdachte Strategie sowie ein ständiger Austausch mit der Umwelt und die Reflexion von bereits Vergangenem essentiell.

Aufgrund des stetigen Wachstums unseres IT-Recruiting-Teams und der Vielfalt der Projekte setzen wir vermehrt auf crossfunktionale Teamarbeit. Um der entstehenden Komplexität entgegenzuwirken, haben wir uns für die Visualisierungstechnik Kanban entschieden. Es handelt sich dabei um ein Werkzeug, um den Produktionsprozess eines Unternehmens vereinfacht darzustellen und damit zu unterstützen. Die einfachsten Kanban-Tafeln bestehen aus drei Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“, wobei die einzelnen Arbeitselemente von einer Spalte zur nächsten rücken. Wir haben diese Einteilung etwas abgeändert, an unsere spezifischen Arbeitsschritte angepasst und arbeiten mit unterschiedlichen Farbkarten. Unsere Kanban-Boards sind zentrale Informationsknoten bzw. Wissens-Hubs in unseren Büros.

Liegen die Vorteile des Kanban-Boards nicht auf der Hand?

  • Der Workflow der einzelnen Arbeitselemente lässt sich besser darstellen, überwachen und steuern.
  • Ressourcentechnische Engpässe oder Probleme im Projekt werden aufgezeigt.
  • Einzelne Projekte und Prozessschritte sowie Tasks der einzelnen Teammitglieder werden visuell dargestellt.
  • Es liefert eine bessere Übersicht über den Status quo und sorgt somit für eine schnellere und effizientere Zusammenfassung im Jour fixe.
  • Das Board dient als Grundlage für die übersichtliche Gestaltung der Statusberichte an unsere KundInnen.
  • Durch eine klare Zuordnung wird die Vertretung der Consultants in Abwesenheitszeiten, wie z. B. Urlauben, erleichtert.

Wir ergänzen die Visualisierungstechnik um regelmäßig stattfindende Stand-up-Meetings vor dem Board. Innerhalb von 15 Minuten präsentiert jedes Teammitglied seinen aktuellen Stand der Projekte. Im Zuge dessen diskutieren wir auch über mögliche Hindernisse und Lösungsvorschläge.

Was hat uns die Praxis gezeigt?

Durch diese agilen Vorgehensweisen konnten wir sicherstellen, dass jeder/jede MitarbeiterIn stets informiert ist, wer welche Aufgaben bearbeitet und ob jemand Unterstützung braucht – was wesentlich zum erfolgreichen Projektabschluss beiträgt. Sowohl die interne Kommunikation als auch Zusammenarbeit konnten wir dadurch verbessern. Außerdem ist das bunte Board im Büro ein echter Hingucker! Probieren Sie es selbst aus und werden Sie agil – wir können es nur empfehlen!

Der große Iventa Jahresausblick!

By | Aktuelles Thema

Ein altes Jahr geht zu Ende, ein neues Jahr steht vor der Tür. Im Rückblick war 2018 aus Gesamtunternehmenssicht geprägt von einer starken Konjunktur einerseits und den Mangel an qualifizierten Arbeitskräften andererseits. Dadurch kann Iventa auf ein sehr erfolgreiches Jahr in allen Geschäftsbereichen zurück blicken.

Bleibt die Frage, was 2019 vor der Tür steht. Welche Trends und Themen werden die Personalbranche im kommenden Jahr beschäftigen? Die fünf Geschäftsbereiche von Iventa haben dazu spannende Antworten.

Media Service

Auch wenn sie in manchen Berichten bereits totgesagt wurde, ist die klassische Stellenanzeige lebendiger denn je. Ein zielgruppenspezifisches Inserat hat in den richtigen Medien mit möglichst großer Reichweite durchaus noch entsprechend Wirkung als Recruiting-Maßnahme.

Darüber hinaus beschäftigen das Media Service 2019 folgende Themen:

  • Die Neugestaltung der Inserate auf Liquid Design.
  • Der weitere Ausbau unseres Media Portals über die Grenzen hinweg und innerhalb der DACH-Region, die wir mit unseren neu eröffneten Büros in Hamburg ideal bedienen können.
  • Eine stärkere Fokussierung auf Google, Facebook und den Ausbau unserer Reichweitenprodukte.

Personalberatung

In der Personalberatung werden sich unsere KollegInnen auch im Jahr 2019 mit der Grundthematik des Fachkräftemangels auseinander setzen müssen. Wie und wo finden wir geeignete KandidatInnen für unsere KundenInnen? Und wie können wir unsere KundInnen dabei unterstützen, die Time-to-hire möglichst kurz zu gestalten?

Darüber hinaus haben wir folgende Herausforderungen zu bewältigen:

  • Mit kreativen Ansprachen aus der Masse herausstechen: Wie finden wir abseits der bekannten Suchpfade interessante KandidatInnen?
  • Weiterer Ausbau unserer Active Sourcing-Methoden und interne Weiterbildung der jeweiligen Fachbereiche.
  • Die Ausweitung unseres Kontaktnetzes zu KandidatInnen und KundInnen.

IT-Recruiting

Im IT-Umfeld ist die Suche nach geeigneten Fachkräften noch brisanter. Hier gilt es noch stärker als in anderen Bereichen, die Time-to-hire kurz zu halten.

Die Herausforderungen für unsere KollegInnen sind daher:

  • IT-KandidatInnen bei längeren Entscheidungsprozessen seitens unserer KundInnen motiviert und interessiert zu halten, da ein Abwerben sehr wahrscheinlich ist.
  • Aktive Präsenz in sozialen Netzwerken, um die Wahrnehmung zu erhöhen.
  • Eingehen auf Wünsche der IT-KandidatInnen im Bewerbungsprozess, etwa auf remote work, und entsprechendes Steuern unserer KundInnen.

Employer Branding

Der Ruf von Arbeitgebern am Jobmarkt nach guten und passenden MitarbeiterInnen wird immer lauter. Eine starke Employer Brand lebt von engagierten MitarbeiterInnen und zufriedenen KandidatInnen.

Folgenden Herausforderungen stellen sich unsere KollegInnen daher im neuen Jahr:

  • Unternehmen müssen in einen Dialog mit ihren BewerberInnen treten und sich als Arbeitgeber einzigartig und unverwechselbar positionieren.
  • Durch gezieltes Storytelling müssen sie sie KandidatInnen anziehen, die perfekt zu ihnen passen und einen hohen Cultural Fit aufweisen.
  • MitarbeiterInnen müssen zu starken MarkenbotschafterInnen mit hohem Identifikationspotential für BewerberInnen werden.

Personal- und Organisationsentwicklung

Gerade wo Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung gefordert sind, rückt der Mensch parallel zu den aktuellen Entwicklungen der Digitalisierung wieder in den Mittelpunkt.

Schwerpunkte der Personal- und Organisationsentwicklung im neuen Jahr sind daher:

  • Dynamische Märkte und die sich rasch verändernden KundInnenerwartungen, die flexibel agierende MitarbeiterInnen und anpassungsfähige Organisationsstrukturen erfordern.
  • Die Veränderung des Mindsets ist eine der essentiellsten Herausforderungen und betrifft sowohl Führung wie auch Mitarbeiter gleichermaßen. Weg von Macht und Status hin zu hierarchieübergreifender Zusammenarbeit.
  • Führungs- und MitarbeiterInnenentwicklung sind nach wie vor relevante Themen, insbesondere auch in Bezug auf MitarbeiterInnenbindung.
  • HR spielt eine wichtige Rolle als Enabler für Entwicklungsprozesse. Human Ressource Management wird sich vielfach neu aufstellen und mit neuen Kompetenzen und Zugängen die Unternehmensentwicklung unterstützen. Wir unterstützen in diesen transformativen Prozessen sowohl HR als auch das Management.

Zum Abschluss noch ein kleiner Tipp zur Erreichung Ihrer ganz persönlichen Ziele im Jahr 2019: Glauben Sie an sich, gehen Sie in kleinen Schritten voran und lassen Sie sich bei Rückschlägen nicht entmutigen!

Wir wünschen Ihnen einen guten Start ins neue Jahr und freuen uns auf weitere gute Zusammenarbeit und spannende Projekte in 2019!

© Iventa.
The Human Management Group.