Employee Turnover – liegt es am Onboarding-Prozess?

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Employee Turnover beschreibt die Abgänge von Angestellten und wird auch als Fluktuation von Mitarbeiter*innen bezeichnet. Wenn man bedenkt, dass zirka ein Viertel aller neu eingestellten Mitarbeiter*innen das Unternehmen im ersten Jahr wieder verlassen, zahlt es sich aus, nach dem erfolgreichen Recruiting auch den nächsten Schritt konsequent und professionell zu gehen: das Onboarding.

Was gehört zum Onboarding?

Onboarding beschreibt den Prozess, der die Phase von der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin bis zur erfolgreichen Integration im Unternehmen beschreibt. Unternehmen mit gelungenem Onboarding-Prozess haben im Vergleich zu Unternehmen ohne strukturiertes Onboarding eine um 50 % höhere Mitarbeiter*innenbindung und eine um 54 % höhere Produktivität pro Neuzugang.

Wie im Vertrieb oder beim Einstellungsgespräch zählt auch hier der erste Eindruck. Auch der, den das Unternehmen gegenüber den Bewerber*innen macht – und, um die besten Talente anzusprechen, wahrscheinlich auch versprochen hat.

Im Wesentlichen besteht Onboarding aus fünf Schritten zu einer erfolgreichen Integration.

1) Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag

Nutzen Sie die Zeit, um Ihre internen Hausaufgaben zu erledigen. Neben der technischen Einrichtung des Arbeitsplatzes ist es wesentlich, die zukünftige Führungskraft genau über die Potenziale und die Entwicklungsfelder zu informieren und sich darüber auszutauschen. Bei Team Leads, die dies zum ersten Mal machen, ist es sinnvoll, sie über ihre Rolle und Aufgabe eingehend aufzuklären.

Transparenz, Information und Kommunikation sind relevante Eckpfeiler für eine gute Zusammenarbeit – also holen Sie vorab auch alle bestehenden Mitarbeiter*innen ins Boot und informieren Sie diese darüber, welche neuen Kolleg*innen ins Team kommen.

Eine Art von Einarbeitungsplan kann dabei helfen, den neuen Mitarbeiter*innen wesentliche Informationen über das Unternehmen und dessen Strukturen zur Verfügung zu stellen. Daher kann dieser – um mehr Sicherheit und Orientierung in den nächsten Wochen zu gewährleisten – auch schon vor dem 1. Arbeitstag übermittelt werden. Welche Infos Ihr Einarbeitungsplan enthalten sollte, können Sie anhand dieser Checkliste überprüfen.

2) Am ersten Arbeitstag

Durch die Begrüßung mit einem kleinen Blumenstrauß, einer Willkommenskarte oder gar einem Onboarding-Paket machen Sie schon einmal einen sehr positiven Eindruck.

Nehmen Sie sich als Führungskraft allerdings auf jeden Fall auch die Zeit, Ihr neues Team-Mitglied am ersten Tag persönlich willkommen zu heißen und ihm in einem Rundgang durch die Firma die wichtigsten Bereiche und Kolleg*innen vorzustellen. Am Ende des Tages empfiehlt es sich außerdem, in einem persönlichen Gespräch noch einmal gegenseitige Erwartungen abzugleichen, den ersten Tag Revue passieren zu lassen und die nächsten Schritte gemeinsam abzuklären.

Befinden Sie sich aktuell vermehrt im Home Office? Halb so wild, Onboarding funktioniert trotz Home Office und teilweiser Anwesenheit im Büro durch regelmäßige virtuelle Meetings und Chats sehr gut. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag von Iventa IT-Recruiting Digitales Onboarding leicht gemacht“.

3) Gezielte Begleitung durch die Anfangszeit

Neben klaren und vielleicht sogar niedergeschriebenen „Hausregeln“ gibt es eine Vielzahl an unternehmensbedingten Werten und Normen. Ein erfahrener Buddy oder ein*e Mentor*in kann dabei helfen, den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin mit der gelebten Kultur ebenso wie mit Strategien und Ausrichtung, wichtigen Personen, Informationsquellen oder Kommunikationswegen vertraut zu machen. Außerdem ebnen Sie so den Weg für ein gutes Ankommen im Kreis der Kolleg*innen.

So machen wir es bei Iventa: Einmal im Quartal finden bei uns die offiziellen „Welcome Days“ statt, zu denen alle neuen Mitarbeiter*innen eingeladen werden. In diesen Tagen werden alle Geschäftsbereiche sowie die wichtigsten Ansprechpartner*innen kurz und knackig vorgestellt, die ersten Fragen geklärt und grundlegende Dinge wie die Unternehmensgeschichte und alltägliche Arbeitsabläufe vermittelt. Ziel dabei ist es dabei nicht nur, das „Big Picture“ von Iventa bestmöglich zu zeichnen, sondern auch unseren Neuankömmlingen gleich zu Beginn die Chance auf eine bessere Vernetzung bieten zu können.

4) Das erste Monat

Nach den ersten Tagen ist das Onboarding noch nicht abgeschlossen. Gerade im ersten Monat kommt es darauf an, den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin Schritt für Schritt anhand eines Planes in den neuen Arbeitsbereich einzuführen, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen und ihm*ihr damit eine wesentliche Orientierung zu geben. Zu klären gilt es dabei auch: Wie zufrieden sind beide Seiten? Was kann der Betrieb tun, um die Neuzugänge noch intensiver zu unterstützen?

So machen wir es bei Iventa: Wir haben im Onboarding-Prozess nicht nur fixe Feedbackgespräche mit den Führungskräften geplant, sondern auch mit den Buddies und unserer HR-Abteilung. Denn es geht nicht nur darum, unseren neuen Teammitgliedern Feedback zu geben, sondern auch darum, unseren Onboarding-Prozess laufend zu optimieren. Diese Gespräche finden auch gerne im Zuge von Teambuilding-Events oder gemeinsamen Mittagessen statt.

5) Die ersten drei Monate

Einen sinnvollen Beitrag zu einem großen Ganzen (Unternehmenserfolg) zu erbringen, ist einer der wichtigsten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter*innen. Das Kennenlernen anderer Bereiche (Job-Rotation), die Erklärung der Zusammenhänge im Unternehmen, das Einbinden in (bereichsübergreifende) Projekte und z. B. die Mitnahme zu Terminen bei Kund*innen spielen hier eine wesentliche Rolle.

So machen wir es bei Iventa: In individuellen Shadowing-Terminen werden neue Teammitglieder dazu eingeladen, für eine kurze Zeit „Mäuschen“ innerhalb der verschiedenen Abteilungen zu spielen, für einen besseren Einblick in die unterschiedlichen Themen und Arbeitsalltage. Diese Termine werden von den Teamleadern oder den Buddies bereits innerhalb der ersten drei Monate vereinbart. Außerdem führen wir allen neuen Mitarbeiter*innen vor dem Ende der Probezeit eine Potenzialanalyse mit PERLS® durch, um eventuell verborgene Fähigkeiten, Potenziale und Entwicklungsfelder für die Zukunft aufzudecken.

Warum Onboarding?

Wenn etwa die neuen Mitarbeiter*innen nach einem Jahr wieder gehen und sagen, dass das Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen nicht erfüllen konnte, ist das ein eindeutiges Zeichen, das zeigt, dass Sie es besser machen können. Gutes Onboarding schafft hier Abhilfe mit einer Wohlfühlatmosphäre, um die Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu harmonisieren.

Die Investition in interne Onboarding-Prozesse lohnt sich – denn je schneller das neue Teammitglied voll einsatzfähig, produktiv und motiviert ist, und je besser die Mitarbeiter*innenbindung von Anfang an ist, desto mehr profitiert das gesamte Unternehmen davon. Wie lange und umfangreich Ihr Onboarding wirklich ausfällt, richtet sich nach der Komplexität der Position und den damit verbundenen Aufgaben. Für weitere Informationen nehmen sie mit uns Kontakt auf!

„Wie wir es bei Iventa machen“ klingt für Sie spannend? Wir hoffen, noch viele weitere neue Kolleg*innen bei uns begrüßen zu dürfen! Einen Überblick zu allen offenen Jobangeboten bekommen Sie hier.

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Checkliste für den idealen Einarbeitungsplan

By | Aktuelles Thema, IT-Recruiting

Anknüpfend an unseren letzten Artikel „Digitales Onboarding leicht gemacht!“, in dem wir von Iventa IT-Recruiting  über ein erfolgreiches virtuelles Onboarding berichteten und dabei auf die Wichtigkeit der genauen und strukturierten Vorbereitung eingingen, möchten wir heute vertiefend auf den Teil des Einarbeitungsplans eingehen.

Denn der Einarbeitungsplan spielt für neue MitarbeiterInnen eine besonders wichtige Rolle, da er wesentliche Informationen über das neue Unternehmen und dessen Strukturen weitergibt. Daher sollte dieser auch schon vor dem 1. Arbeitstag übermittelt werden für mehr Sicherheit und Orientierung in den nächsten Wochen.

Hier geht's zur Checkliste >>

Der Einarbeitungsplan ist ein essenzielles Tool im Onboarding-Prozess und sollte auch auf den virtuellen Aspekt angepasst werden. Mit einem gut durchdachten und strukturierten Einarbeitungsplan kann die Vorfreude auf den 1. Arbeitstag im neuen Unternehmen verstärkt und die eventuell anfänglich bestehende Nervosität und Unsicherheit verringert werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Onboarding Ihrer neuen Teammitglieder und bleiben gerne  Ihr Ansprechpartner für eine internationale Suche nach den passenden IT-Fachkräften für Ihr Unternehmen!

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Digitales Onboarding leicht gemacht!

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Die Situation im Home Office und im Remote-Work-Modus bringt ganz neue Herausforderungen mit sich, vor allem für neue MitarbeiterInnen und den gesamten Onboardingprozess. Doch bei Iventa IT-Recruiting sind wir der festen Überzeugung, dass auch ein digitales Onboarding erfolgreich gemeistert werden kann! Denn auch wir durften vor Kurzem ein neues Teammitglied bei uns begrüßen und virtuell „onboarden“ – unsere Erfahrungen und Eindrücke zu diesem Thema teilen wir gerne, um auch Ihnen das virtuelle Onboarding zu erleichtern.

So begrüßen Sie Ihr neues Teammitglied virtuell

Die Grundvoraussetzung für ein gelungenes, digitales Onboarding ist die benötigte Hard- und Software. Es sollte im Vorfeld sichergestellt werden, dass das neue Team-Mitglied schon am ersten Arbeitstag mit dem Notwendigsten versorgt ist und alle Systemzugänge vorbereitet sind. So kann der Neuankömmling reibungslos an allen virtuellen Vorgängen teilhaben und sich gleich gut einarbeiten. Natürlich kann es dennoch zu technischen Zwischenfällen kommen – daher sollte vorab definiert werden, an wen sich das neue Teammitglied wenden kann, sollte das passieren. Idealerweise gibt es eine/n MitarbeiterIn aus der internen IT-Abteilung, welche/r der Person zur Seite steht. Durch gemeinsame Videocalls bzw. Online-Meetings kann die/der NeustarterIn abgeholt werden und jegliche IT-Fragen, wie etwa zur E-Mail-Signatur, können gemeinsam geklärt werden.

Tipp: Stellen Sie dem neuen Teammitglied doch ein persönliches Willkommens-Goodie-Bag zusammen! Darin könnte unter anderem die benötigte Hardware gleich enthalten sein, ebenso ein Willkommensschreiben des Teams und die Kontaktdaten der jeweiligen AnsprechpartnerInnen. So weiß der Neuling direkt Bescheid, an wen er/sie sich im Notfall wenden kann.

Die 3 Phasen des Onboardings

Sie sehen also bereits bei den technischen Voraussetzungen – die genaue und strukturierte Vorbereitung ist besonders im virtuellen Onboardingprozess wichtig. Damit zu keinem Zeitpunkt etwas Essenzielles für das neue Team-Mitglied vergessen wird, gliedern wir den allgemeinen Onboardingprozess in 3 Phasen:

  1. Phase: Das Pre-Onboarding (ab Vertragsunterschrift bis zum 1. Arbeitstag)
  2. Phase: Die Orientierungsphase (1. Arbeitstag inkl. 1. Monat)
  3. Phase: Die Integrationsphase (nach 1. Monat)

Das Pre-Onboarding

Die Zeit nach der Vertragsunterzeichnung ist eine sehr wichtige Phase. Der/die KandidatIn hat den Bewerbungsprozess erfolgreich bestanden und ist sich nun bewusst, dass er/sie in Kürze im Unternehmen starten wird. In dieser Phase sollte dem zukünftigen Teammitglied bereits Unterstützung und frühzeitiger Zusammenhalt und Teamfähigkeit vermittelt werden. Beispielsweise durch eine Einladung zu einem virtuellen After-Work-Treffen mit dem zukünftigen Team oder zu gemeinsamen Online-Besprechungen. In dieser Phase ist es besonders wichtig, den regelmäßigen Kontakt zu wahren, denn die Unsicherheit ist gerade zu Beginn noch groß und verlangt somit Unterstützung.

Tipp: Übermitteln Sie Ihrem zukünftigen Teammitglied schon vor dem 1. Arbeitstag einen Einarbeitungsplan mit den wesentlichen Informationen. Dies vermittelt Sicherheit und gibt für die nächsten Wochen Orientierung. Hierfür eignet sich auch eine Videobotschaft, in welcher Sie den Ablauf persönlich vorstellen. Besprechen Sie im Team, wie das Onboarding gestaltet wird und welches Teammitglied für welche Einschulungsthemen wann verantwortlich ist! Vielleicht legen Sie einen Buddy oder Mentor für das neue Teammitglied fest oder übergeben jeder/jedem Kollegin/Kollegen für bestimmte Aufgabenfelder die Verantwortung. Der Einarbeitungsplan ist ein essenzielles Tool im Onboardingprozess und sollte auch auf den virtuellen Aspekt angepasst werden.

Die Orientierungsphase

Diese Phase startet mit dem 1. Arbeitstag, welcher oft entscheidend für den/die neuen/neue Mitarbeiter/Mitarbeiterin ist. Wie bereits erwähnt ist ein gelungener digitaler Start ins neue Unternehmen wichtig, sowie eine gute Einführung. Das Kennenlernen des Teams erfolgt virtuell, es werden die Verantwortlichen für die verschiedenen Aufgabengebiete vorgestellt und der Ablauf der generellen Kommunikation im Team. Nach und nach sollte das neue Teammitglied eingearbeitet werden und im Laufe der Zeit das erste kleine Projekt übernehmen. Wesentlich ist in dieser Phase auch, das soziale Miteinander zu stärken.

Tipp: Für die zwischenmenschliche Stärkung und die Förderung eines geregelten Arbeitstages können jeden Morgen kurze, gemeinsame Jours fixes online abgehalten werden, die auch mit einer Art Teambreakfast verbunden werden können. Auch digitale Feierabendrunden eignen sich dafür, das Klima zu lockern und Raum für private Kommunikation zu schaffen!

Die Integrationsphase

Diese Phase beginnt nach Ablauf des 1. Monats: Das neue Teammitglied wird verstärkt in die einzelnen Aufgaben eingearbeitet. Da besonders die ersten zwei Monate in der neuen Arbeit kritisch sind, aufgrund der Vielzahl an neuen Aufgaben, KollegInnen und Strukturen, ist es besonders wichtig, dass regelmäßiges Feedback von beiden Seiten gegeben wird – entweder Face-to-Face oder eben über eine Onlineplattform, wie beispielsweise Microsoft Teams. Ein fixierter Gesprächsplan hilft bei der Einhaltung der Feedback-Termine und zeugt von Wertschätzung dem neuen Team-Mitglied gegenüber!

Ein gut aufgestellter, virtueller Onboardingprozess stützt sich bei Iventa IT-Recruiting auf die Erfüllung von 3 grundsätzlichen Faktoren: Orientierung schaffen, Sicherheit geben und Wertschätzung aussprechen. Diese Aspekte legen den Grundstein für eine dauerhafte Mitarbeiterbindung und steigern gleichzeitig die Motivation. Außerdem helfen Sie so Ihrem neuen Teammitglied gleich von Anfang an dabei, dass es sich gut einleben kann und sich vom ersten Tag an im neuen Unternehmen wohlfühlt!


Iventa IT-Recruiting ist spezialisiert auf die internationale Suche von IT-Kräften für Unternehmen, sollten Sie jedoch Unterstützung bei Ihrem virtuellen Onboardingprozess benötigen, können Sie sich gerne bei Iventa EntwicklungHoch3 melden!

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Personalberatungen – verlässliche Partner, gerade jetzt.

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Diese Zeit ist prägend, verändert die Welt und alle Entscheidungen, die wir Menschen jetzt treffen – für uns selbst und auch als Arbeitgeber für Mitarbeitende – werden nachhaltig Wirkung zeigen. Bei vielen Unternehmen sind Recruiting-Prozesse aktuell „on hold“ gesetzt, es kommt teilweise zu „Hiring Freezes“ oder verzögerter Personalaufnahme. Jedoch darf nicht vergessen werden: Sobald die Wirtschaft wieder „hochfährt“ und die Geschäfte branchenübergreifend allmählich Fahrt aufnehmen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, dass viele gleichzeitig Personal suchen und der „War for Talents“ erst richtig los geht. Dann werden jene Unternehmen einen entscheidenden Vorteil haben, die bis dahin bereits Wunschkandidatinnen und -kandidaten von sich als Arbeitgeber überzeugen und gewinnen konnten. Deshalb ist jetzt die richtige Zeit, die entsprechenden Weichen für Ihre zukünftigen Mitarbeitenden zu stellen.

Überzeugende Argumente in der Unsicherheit

Viele Personalberatungen unterstützen Sie dabei gerne und professionell. Dabei profitieren Sie bei Ihrer Personalsuche von jahrelangem Know-how, einem breiten Netzwerk sowie Zugang zum Markt. Denn durch den laufenden Kontakt mit Spitzenkandidatinnen und -kandidaten sind PersonalberaterInnen mit manchen Ihrer Talente von morgen vielleicht schon heute in engem Austausch. Sollte aufgrund der aktuellen Situation unter Umständen Verunsicherung bei der einen Bewerberin oder dem anderen Bewerber herrschen und diese sich deshalb vielleicht eher zurückhaltend gegenüber einem Jobwechsel zeigen, können diese hier die Überzeugungsarbeit für Sie leisten. Dabei wird dargelegt, warum ein Wechsel zu Ihrem Unternehmen aktuell nicht nur interessant und spannend, sondern gar „die“ Chance für die Bewerberin bzw. den Bewerber sein kann.

Diskretion als Schlüsselwort

PersonalberaterInnen gehen in der aktiven Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten selbstverständlich diskret vor. Wir von Iventa, beispielsweise, nehmen uns Zeit, mit BewerberInnen auch wirklich ins Gespräch zu kommen, zuzuhören und arbeiten auf einer Basis des Vertrauens. Nicht selten erfahren wir so, wo Mitarbeitende aktuell freigesetzt werden bzw. sind und in welchen Bereichen stark gesucht wird. Diese Diskretion kommt auch Unternehmen zu Gute – mit sogenannten „verdeckten“ Inseraten müssen sich Betriebe nicht sofort erkennbar zeigen und können diskret nach neuer Belegschaft suchen, ohne dass der Mitbewerb und/oder die gesamte Organisation davon weiß.

Die optimale Nutzung von Ressourcen

Da Personalberatungen von Anfang an zielgerichtet arbeiten, können offene Stellen meist viel schneller besetzt werden, als wenn man sich auf die Schaltung von Stellenanzeigen beschränkt. Der Zeitfaktor ist für die Stellenbesetzung relevant, denn fehlende Mitarbeitende machen sich auch in den Umsatzzahlen bemerkbar. Außerdem können so Personen, die in den Unternehmen für das Recruiting verantwortlich sind, ihren Fokus auf andere, wichtigere Themen legen: Indem Sie Recruiting-Agenden an PersonalberaterInnen auslagern, haben Sie selbst mehr Kapazitäten, sich dringenden anderen Themen, wie zum Beispiel Kurzarbeit, Home-Office uvm., zu widmen.

Qualität macht sich bezahlt!

Der aktuellen Situation ist es geschuldet, dass einige Unternehmen Personal freisetzen und noch freisetzen werden – das kann zu einer wahren Flut an Bewerbungen auf ausgeschriebene Positionen führen. Diese zu sichten und weiterführende Gespräche zu führen nimmt viel dringend benötigte Zeit in Anspruch – eine quantitative Herausforderung. Auch hier währt sich die langjährige Erfahrung von PersonalberaterInnen: häufig erkennen sie die qualifiziertesten BewerberInnen schnell und finden somit ein „perfect match“ für Ihr Unternehmen. Darüber hinaus verfügen wir als Spezialisten in der Personalberatung über das entsprechende Know-how und jahrelange Erfahrung, wie man auch in herausfordernden Zeiten die besten KandidatInnen findet.

Warum jetzt in die Zukunft investieren?

Natürlich ist uns bewusst, dass derzeit eine gewisse allgemeine Unsicherheit besteht – auch auf dem Arbeitsmarkt ist Verunsicherung zu spüren, und zwar sowohl auf Unternehmens- als auch auf Kandidatenseite. Allerdings sind wir der festen Überzeugung, dass nur die Unternehmen langfristig erfolgreich sein werden, die nicht in einer Art Schockstarre verharren, sondern Potentiale und damit einhergehende Chancen für die Zukunft erkennen. In diesem Sinne dürfen neue MitarbeiterInnen nicht „nur“ als Kostenfaktor gesehen werden, sondern als Möglichkeit, etwas im Unternehmen zu bewegen, neue Lösungsansätze zu finden, dabei zu helfen, einen Fortschritt zu machen und vielleicht sogar etwas frischen Wind in ein bestehendes, eventuell sogar festgefahrenes, System zu bringen. MitarbeiterInnen sind und bleiben die wichtigste Ressource für Unternehmen, mit denen es Ihnen gelingen wird, voll durchzustarten, wenn die Wirtschaft wieder in Schwung kommt. So werden jene Unternehmen, die jetzt schon an morgen und die Zukunft denken, einen deutlichen Vorsprung gegenüber jenen haben, die zu lange zuwarten.

Nutzen Sie die Iventa Personalberatung als Brückenbauer in Ihre Zukunft!

Wir erarbeiten kreative Lösungsansätze, damit Sie Ihre Schlüsselpositionen mit den für Ihr Unternehmen besten MitarbeiterInnen besetzen können. Wie viele Unternehmen haben wir uns erfolgreich auf das Home-Office umgestellt und sind für Sie wie gewohnt erreichbar. Für Bewerbungsgespräche, Meetings und Abstimmungen nutzen wir bis auf Weiteres digitale Plattformen bzw. Räume – So bleiben wir Ihr verlässlicher Partner für HR-Anliegen und Personalsuchen.

Wir sind Ihr strategischer Partner für die Besetzung Ihrer Schlüsselpositionen – Gestalten wir gemeinsam Ihre Zukunft! Treten Sie in Kontakt >>

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