Von Offline zu Online – das Iventa Marktmeeting 2020

By | Aktuelles Thema, EntwicklungHoch3

Seit vielen Jahren schon treffen sich die „Marktleute“ von Iventa 2 Mal jährlich für 1,5 Tage, um sich gegenseitig upzudaten, Bedürfnisse auszutauschen und die Veränderungen am Markt zu diskutieren. Auf Grund der Corona-Pandemie mussten wir unser Frühlings-Meeting jedoch absagen, und auch unser Herbst-Meeting stand an der Kippe. Kurzerhand passten wir uns an die Situation an und kreierten aus dem üblichen 1,5-Tage Meeting einen abwechslungsreichen Workshop-Vormittag, an dem alle Iventa-MitarbeiterInnen online teilnehmen konnten! Wichtig war dabei vor allem, das digitale Setting neu zu denken, und es nicht 1:1 anhand der letzten Marktmeetings in die virtuelle Welt zu kopieren. Wie wir das kurzfristig auf die Beine gestellt haben, und wie Ihnen das auch gelingt, lesen Sie hier.

„Ich war das erste Mal dabei und bin positiv überrascht, wie gut alles funktioniert hat. Es war schön, sich im so großen Rahmen miteinander auszutauschen, aber auch in kleineren Gruppen in tiefere Diskussionen zu gehen. So erfuhr ich Einiges über die spannenden internen, aber auch abteilungsübergreifenden Projekte der Iventa. Alles in allem ein sehr motivierendes Meeting!“ Philipp Baldean, IT-Support Iventa

Ein Online-Workshop braucht gute Vorbereitung

Wenn Sie auch ein komplexeres Online-Meeting mit Breakout-Sessions, externen Keynote-Speaker, Live-Interview, Reflexions-Übungen und/oder einem gemeinsamen Lunch als Abschluss planen, haben wir hier ein paar Tipps für Sie:

-) Auswahl einer Plattform
Wählen Sie ein Videokonferenzsystem, welches Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt Wie viele Personen wollen Sie gleichzeitig angezeigt sehen? Benötigen Sie extra Räume neben der Haupt-Session, um in kleineren Teams zu arbeiten? Welche Plattform schneidet von der Preis-Leistung her am besten ab?

-) Technische Vorbereitung
Stellen Sie unbedingt sicher, dass wirklich JEDE teilnehmende Person vorbereitet ist, um zeitgerecht in das Meeting starten zu können! Planen Sie vor dem Start am besten eine „Log-In-Phase“ ein, damit Sie einen Zeitpuffer für den technischen Support haben, falls doch noch notwendig.

-) Organisation und Zeitmanagement
Online ist Zeitmanagement Key, genauso wie alle darüber Bescheid wissen müssen, was sie tun sollen. Gehen Sie am besten zu Beginn des Meetings den zeitlichen Ablauf gemeinsam durch, um wirklich alle abzuholen. Außerdem empfehlen wir den Gebrauch einer Stoppuhr, damit Sie auch nicht in Verzug geraten.

-) Definition von Schlüsselrollen
Wer ist technischer Support, wer übernimmt die Rolle als Host, wer fungiert als Co-Hosts? Sind die Rollen und damit verbundenen Verantwortlichkeiten vorab klar verteilt, spart dies wertvolle Zeit und die TeilnehmerInnen wissen sofort, an wen sie sich wenden können.

-) Probedurchlauf
Planen Sie einen Probedurchlauf mit 4–5 TeilnehmerInnen, damit der Host eine gewisse Routine und einen Einblick in alle Funktionen bekommt.

-) Meeting Etikette etablieren
Legen Sie in Ihrem Meeting darauf wert, dass man sich stumm schaltet, wenn man nicht spricht, oder dass die Videoübertragung bei allen eingeschaltet ist? Dann wäre es ratsam, diese Meeting-Etikette vor dem Meeting an alle zu kommunizieren.

-) Nachbereitung
Wie auch in Offline-Meetings ist es wichtig, nachher alle Erkenntnisse und Präsentationen noch einmal gesammelt auszuschicken, und eventuell sogar Feedback einzuholen:

„Das Marktmeeting 2020 – erstmalig für alle MitarbeiterInnen – war extrem informativ, mit sehr interessanten Berichten aus den einzelnen Teams. Es war toll organisiert, technisch sehr gut aufgestellt und ich hoffe, dass es in dieser Form einmal pro Jahr wieder für alle Iventas stattfindet.“ Claudia Widhalm, Manager Anzeigenverrechnung Media & Tec

Online-Workshops neu denken

Da der gemeinsame Austausch und die gemeinsamen Events in diesem Jahr leider zu kurz kamen, war es uns ein besonderes Anliegen, dass alle MitarbeiterInnen dabei sind und wir gemeinsam den Blick auf das Positive richten. Nach dem Motto „Gemeinsam nach vorne blicken“ gestalteten wir das Meeting gemeinsam, um die folgenden Ziele zu erreichen:

Dies passierte möglichst zeiteffizient und fokussiert, um allen den Raum für die Interaktion mit neuen Personen zu geben. Mit gezielten Impulsen, kurzweiligen Diskussionsrunden und unterschiedlichen Settings haben wir ein erstklassiges Online-Marktmeeting mit 80+ Personen abgehalten, dem es weder an Abwechslung und Austausch noch an Unterhaltung fehlte!

Innerhalb kürzester Zeit waren alle MitarbeiterInnen auf einer Ebene – von der Assistenz bis zur Geschäftsführung. Dank der professionellen Begleitung war jedes einzelne Element des Marktmeetings auf unsere gesetzten Ziele ausgerichtet und trug zum großen Ganzen bei: Gemeinsam den Blick auf das Positive zu richten!Martin Mayer, Managing Partner der Iventa

Sind auch Sie im Prozess, ein Offline-Event in die Online-Welt zu übertragen? Für einige unserer KundInnen haben Deniz Seebacher, Expertin für Digital Work, und das Team von Iventa EntwicklungHoch3 bereits erfolgreich Weiterbildungen, Seminare und Workshops im Online-Setting abgehalten. Gerne unterstützen wir auch Sie dabei, oder übernehmen die komplette Durchführung für Sie!

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Home-Office und Remote Work – erfolgreich umsetzen oder besser lassen?

By | Aktuelles Thema, IT-Recruiting

In vielen Berufen und Branchen hat sich Home-Office bzw. Remote Work als geeignetes Arbeitsmodell durchgesetzt. Es gibt jedoch einige Unternehmen, in denen diese Form aufgrund von technischen aber auch menschlichen Gegebenheiten nicht anwendbar ist. Außerdem ist ein gewisses Maß an Selbstorganisation und Disziplin der ArbeitnehmerInnen erforderlich, um die Aufgaben zu erfüllen und den Überblick zu bewahren. Führungskräfte sollten dafür sorgen, dass eine Nachverfolgung der Tätigkeiten und ein Einholen von Feedback sowie ein regelmäßiger Austausch mit den KollegInnen ermöglicht werden.

Der grundsätzliche Unterschied zwischen Home-Office und Remote Work liegt darin, dass Arbeitnehmer beim Remote Work noch weniger in den Büroalltag eingebunden sind. Remote Work bedeutet nämlich das vollkommene Fehlen eines physischen Arbeitsplatzes im Unternehmen. Die Arbeit kann von überall aus durchgeführt werden.

In einer schnelllebigen Zeit wie heute, schätzen es viele MitarbeiterInnen, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten, um so ihre Work-Life-Balance zu optimieren. Vor allem in der Informations- und Telekommunikationsbranche ist die Nachfrage nach dieser Arbeitsorganisation besonders hoch. Dies liegt unter anderem an den für diese Branche häufig vorkommenden Freelance-Verträgen. Trotz der Beliebtheit hat Home-Office und Remote Work mit einem negativen Image zu kämpfen: Präsenz am Arbeitsplatz wird häufig immer noch als Indikator für gute bzw. messbare Leistung herangezogen.

Folgende Rahmenbedingungen sollten Sie beachten!

  • Vorab Festlegen des zeitlichen, räumlichen und inhaltlichen Umfangs der Arbeitstätigkeiten
  • Definieren von klaren Zielen
  • Ermöglichen von Arbeitszeitaufzeichnung und entsprechender Nachverfolgung
  • Vorhandensein einer entsprechende Führungskultur (bzw. Vertrauenskultur)
  • Bereitstellung bzw. Kostenersatz der Arbeitsmittel
  • Durchführung von Arbeitsplatzevaluierungen und Haftung für Schäden
  • Schutz betrieblicher Daten und der Privatsphäre

Welche wesentlichen Vor- und Nachteile ergeben sich nun für beide Seiten?

Arbeitgebervorteile:

  • Verringerung der Betriebskosten
  • MitarbeiterInnen sind oft motivierter und produktiver
  • Mehr Wertschätzung durch entgegengebrachtes Vertrauen
  • Bei der Rekrutierung kann aus einem größeren Kandidatenpool geschöpft werden

Arbeitgebernachteile:

  • Leistung ist auf ersten Blick nicht so leicht kontrollierbar
  • Schlechterer Überblick über den aktuellen Arbeits- bzw. Projektstatus

Arbeitnehmervorteile:

  • Keine Wegzeiten und -kosten
  • Flexible Zeiteinteilung
  • Gesteigerte Konzentration
  • Arbeitsbedingungen können besser an individuelle Bedürfnisse angepasst werden

Arbeitnehmernachteile:

  • Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen
  • Ablenkung von Familienmitgliedern oder Freunden
  • Gefahr von Informationsverlust oder sozialem Ausschluss aus dem Team / der Organisation

Unsere Erfahrungen mit diesem Thema!

Aus Gesprächen mit KandidatInnen der ITK-Branche können wir die angesprochenen Vor- und Nachteile bestätigen. Es überwiegen – bei Erfüllen der rechtlichen, kulturellen und systemischen Rahmenbedingungen – jedoch die positiven Aspekte. Vor allem für die Generation Y (Millennials) ist eine freie Einteilung von Arbeitszeit und -ort sehr wichtig. Aber auch die höhere Anzahl an FreelancerInnen macht deutlich, dass noch Flexibilisierungspotenzial bei der Gestaltung von Arbeitsmodellen gegeben ist und Vertrauen in diese notwendig sein wird.

 

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