Jetzt warst du plötzlich weg, lieber Alltag – Zusammenarbeit Digital

By | Aktuelles Thema, EntwicklungHoch3

Ein Auszug aus unserem ersten virtuellen Team-Meeting: „Seht ihr mich schon?“, „Ich kann niemanden hören – hört ihr mich?“, „Was rauscht da so?“, „Ich sehe euch irgendwie so verpixelt?“, „Bei mir hängt sich gerade alles auf.“, „Jetzt warst du plötzlich weg.“, … Jetzt warst du plötzlich weg, lieber Alltag, liebe Routine und wir waren gefordert, binnen weniger Tage unsere gesamte Zusammenarbeit neu zu organisieren.

Ein Rückblick von Deniz Seebacher und Barbara Fiala, Beraterinnen bei Iventa EntwicklungHoch3

Plötzlich waren wir gezwungen unsere analog gut funktionierende Zusammenarbeit in die digitale Welt zu transferieren – ohne große Vorwarnung und ohne große Eingewöhnungsphase. Learning by Doing mit kleinen und großen Herausforderungen (im beruflichen wie auch im privaten Bereich), aber mit großen Entwicklungsschritten, sowohl auf individueller Ebene als auch auf Teamebene.

Raus aus der Komfortzone und hinein in die Lernzone

Die Umstellung auf Home-Office hat den Alltag von vielen auf den Kopf gestellt, denn die Zusammenarbeit erfolgte plötzlich nur noch virtuell und gewohnte Regeln und Muster funktionierten nicht mehr. Es hieß raus aus der Komfortzone und hinein in die Lernzone. Bei Iventa EntwicklungHoch3 haben wir in der Zusammenarbeit digital versucht, Gewohntes auf die neue Situation umzulegen. Manches hat geklappt und konnte genauso ins digitale Meeting mit übernommen werden. So behielten wir die Struktur unseres wöchentlichen Stand-ups bei:

  • Was war mein Highlight der letzten Woche?
  • Welches Learning nehme ich mit?
  • Vor welchen Herausforderungen stehe ich diese Woche – und wer kann mich dabei unterstützen?

Jede/r TeilnehmerIn hatte 5 Minuten, um die wesentlichen Punkte zu erläutern – die spezifischere Abstimmung erfolgte bilateral zwischen den beteiligten Personen zu einem späteren Zeitpunkt. Diese Struktur unterstützte uns, Highlights (und dazu zählten schon die kleinsten Erfolgserlebnisse) mit unseren KollegInnen zu teilen, die Motivation aufrecht zu erhalten und auch zwischen den Meetings immer wieder den Fokus auf Highlights zu richten. Der Austausch über unsere aktuellen Herausforderungen ermöglichte uns einen Überblick über die bevorstehenden Aufgaben, eine grobe Ressourcenaufteilung und eine gegenseitige Unterstützung im gesamten Team.

Muster hinterfragen

Viele Muster galt es aber auch zu hinterfragen und neue Verhaltensweisen zu erlernen. Gerade in Zeiten der physischen Distanz war es für uns wichtig, die Beziehungsebene aufrechtzuerhalten und Verbundenheit herzustellen. Wir merkten schnell, dass ein kleines informelles Gespräch in der Kaffeeküche oder ein einfaches zurufen über den Schreibtisch hinweg nicht mehr möglich war – uns das aber als Team sehr fehlte. Deshalb beschlossen wir, unser Stand-up-Meeting schon 10 Minuten vorher zu starten und wer Lust hatte, konnte diese Zeit für den informellen Austausch nutzen – auf freiwilliger Basis und nach zeitlicher Verfügbarkeit. So gelang es uns, die Beziehungsebene in der digitalen Zusammenarbeit weiter aufrecht zu erhalten und das Meeting effizient und effektiv zu nutzen.

Unterschiedliche Kommunikationswege

Videokonferenz, Chat oder reicht ein E-Mail? Oft standen wir auch vor der Herausforderung, welcher Kommunikationsweg der richtige ist, um dem Verlust von Informationen vorzubeugen oder um Missverständnisse zu verhindern. Hier war es uns wichtig, klare Regeln für die Nutzung unterschiedlicher Kanäle zu definieren, Teammeetings strukturiert zu moderieren und das Wichtigste in kurzen Protokollen festzuhalten. Neben all den formellen Meetings nahmen wir uns aber auch bewusst Zeit, gemeinsam unsere Erfolge zu feiern.

Kein Patent-Rezept

Zusammenarbeit Digital beruht auf Kommunikation, gemeinsamer Abstimmung und sozialer Interaktion. Jedes Team ist anders und ein allgemeingültiges Rezept für erfolgreiche Zusammenarbeit ist deshalb nicht möglich. Es ist ein Learning by Doing, ein Ausprobieren und Evaluieren von Methoden, ein Üben und Lernen neuer Zugänge. Es braucht vor allem Geduld und konstruktives Feedback, um hier als Team eine neue produktive Arbeitsweise unter den veränderten Rahmenbedingungen zu finden. Und das stärkt uns als Team nicht nur für die momentane Herausforderung, sondern für jede weitere Veränderung, die noch kommen mag. Denn gemeinsam wagen wir den Schritt raus aus der Komfortzone und unterstützen uns gegenseitig dabei, Herausforderungen zu meistern und Neues zu lernen – eine Entwicklung sowohl auf Teamebene als auch auf individueller Ebene.

Gerne unterstützen wir von Iventa EntwicklungHoch3 Sie bei der Moderation von Teamprozessen. Treten Sie mit uns in Kontakt!

Darüber hinaus bieten wir eine Reihe von Webinaren zu diesen Themen an >>

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Früher genügte ein gelegentlich vernommenes „Du bist großartig“, ein knappes „MEGA“ oder ein einfaches “Vielen Dank” oft schon, um positive Stimmung zu verbreiten und eine Mitarbeiterin aufzumuntern oder einen Kollegen zu ermutigen. Derzeit fehlt uns aber das motivierende Miteinander in der Agentur oder im Büro: das gemeinsame Mittagessen, der Kaffee mit der Kollegschaft oder das kurze, beliebige Gespräch am Balkon. Ein soziales Wohlgefühl am Arbeitsplatz überträgt sich direkt auf die Arbeitsmoral, Laune und Produktivität.

Der Beginn der COVID-19 Pandemie hat uns gezwungen, vom einen Tag auf den anderen unsere gewohnte Arbeits-, ja Lebensrealität zu ändern und uns völlig neu damit zu arrangieren. Das sorgt für zusätzlichen Stress unter Mitarbeitenden, befeuert von düsteren Nachrichten in Dauerschleife in der allgegenwärtigen Kultur der sozialen Medien. Angst, Sorgen und Unsicherheit sind die Nebenwirkungen, die sich sich auch in der Motivation niederschlagen. Bei einen mehr als bei anderen, der Arbeitgeber jedoch muss für alle da sein und, jetzt mehr denn je, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit vermitteln.

Außergewöhnliche Zeiten verlangen nach außergewöhnlichen Maßnahmen – auch von einem Arbeitgeber.

Man kann von Glück sprechen, dass unsere fortschreitende Digitalisierung am Arbeitsplatz kein Nachteil ist, sondern wir in Zeiten leben, in denen eine Videokonferenz und Home Office grundsätzlich keine unlösbaren Probleme darstellen. Durch täglichen Kontakt über diese Medien kann aus der Entfernung eine aufmunternde Beziehung aufrechterhalten bleiben. Teams, die schon früher gut zusammengearbeitet haben, werden dadurch keine Nachteile erfahren sondern wachsen mit ihren Aufgaben. Die Sicherheit, seinen Arbeitsplatz halten und weiterhin produktiv sein zu können, ist ein wesentlicher Faktor der Arbeitsmoral.

Neben regelmäßigen geschäftlichen Meetings tut es auch gut wenn Zeit für persönlichen Austausch geboten wird. So kann man neben den informellen und faktischen Schwerpunkten Platz für ungezwungene Unterhaltung bieten, sich befreit Sorgen von der Leber reden und man sich spüren lassen, dass man füreinander da ist. Die oben genannten negativen Gefühle, die in solchen Ausnahmesituationen aufkommen, können schnell zu massiven seelischen Problemen führen und hier lautet die Devise ganz klar: Proaktivität ist Prevention!

Arbeitgeber müssen für alle da sein und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit vermitteln.

Zu den Aufgaben zählen dabei zum Beispiel, die Werte und Interessen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, darauf zu achten, dass körperliche und geistige Gesundheit nicht zusätzlich leiden, und sicherzustellen, dass die Kommunikation auf aufrichtigen und sicheren Informationen aufbaut. Kameradschaft und Bewusstsein für die Situation der Kolleginnen und Kollegen bestärkt und fördert die Konzentration mit den zu bewältigenden Aufgaben sowie die Zufriedenheit damit. Regelmäßge Programme der Betrieblichen Gesundheitsförderung sowie eine gelungene Work-Life-Balance und gelegentliche After-Work Erlebnisse helfen dabei ungemein.

Im besten Fall haben Ihre internen Teambuilding Maßnahmen bereits Wirkung gezeigt und Sie verfügen über gesunde, resiliente Mitarbeiter, die von Stress und Disruption sogar profitieren. Ausschlaggebend für eine motivierte Arbeitsmoral ist also eine gute soziale Bindung zwischen Arbeitgeber und -nehmer sowie intern in den Teams, der Aufbau von Widerstandsfähigkeit körperlicher und geistiger Natur und die Förderung gesundheits- und zufriedenheitsstiftender Maßnahmen für Mitarbeiter.

So halten Sie Ihre MitarbeiterInnen auch aus der Ferne motiviert:

  • Regelmäßige Teammeetings – aber auch Einzelgespräche
    Teammeetings bringen alle auf den selben Stand, aber auch Einzelgespräche sind wichtig um etwaige aufkeimende Probleme gleich im Keim zu ersticken. Wichtig ist eine offene Gesprächskultur, die ein direktes Feedback ermöglicht.
  • After-Work Meetings und gemeinsame Kaffeepausen
    Planen Sie doch mal ein ungezwungenes Video-After-Work-Meeting. Es macht Spaß und stärkt das Teamgefüge.
  • Persönliche Weiterbildungsprogramme
    Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden Online Weiterbildungsmöglichkeiten an. Für unsere Kundinnen und Kunden hat unser EntwicklungHoch3-Team ein Angebot entwickelt, intern bieten wir über unsere Iventa Akademie unseren Angestellten Kurse derzeit online an.
  • Arbeitszeiten und Pausen kommunizieren
    „Nehmt euch die Zeit und geht raus zum Frischluft tanken“ Wenn diese Ansage vom direkten Geschäftsführer kommt, hat das eine ganz andere, wertschätzende Dynamik.
  • Purpose kommunizieren
    Wofür arbeiten wir? Gerade in dieser Zeit ist es wichtig, der Belegschaft den grundlegenden Sinn und Wert ihrer Bemühungen zu kommunizieren. Echter Cultural Fit entsteht, wenn Werte von MitarbeiterInnen und dem Unternehmen zusammenpassen. Wichtig ist zu vermitteln, dass jeder ein Teil des großen Ganzen ist.
  • Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft
    Schicken Sie Ihren Mitarbeitern ein Geschenk nachhause, wie zum Beispiel eine Flasche Sekt oder ein Merci. Sie werden überrascht sein wie positiv das ankommt. Einige Firmen haben gerade jetzt besondere Aktionen, wie z.B. Schlumberger.

Einige dieser Tipps wurden bei Iventa bereits erprobt und als sehr positiv empfunden – wir wünschen auch Ihnen viel Spaß und Erfolg!

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